20 نصيحة لكتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل باللغة الإنجليزية
قد تبدو كتابة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية صعبة أحيانًا، خاصة عندما تريد أن تكون رسالتك واضحة ومهذبة واحترافية.
لا تحتاج الرسالة الجيدة إلى استخدام لغة إنجليزية معقدة. في الواقع، غالبًا ما تكون اللغة البسيطة والمنظمة أكثر فعالية.
سواء كنت تكتب إلى معلم، أو زميل، أو عميل، أو شركة، أو شخص لم تتواصل معه من قبل، يمكن أن تساعدك هذه النصائح العشرون على كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل باللغة الإنجليزية.
1. اكتب عنوانًا واضحًا للرسالة
يجب أن يوضح عنوان البريد الإلكتروني موضوع الرسالة.
غير واضح:
“Hello”
أفضل:
“Question About Tomorrow’s Meeting”
سؤال حول اجتماع الغد.
يساعد العنوان الواضح القارئ على فهم الغرض من الرسالة قبل فتحها.
2. ابدأ بتحية مناسبة
اختر التحية حسب علاقتك بالشخص.
رسمي:
“Dear Mr. Smith,”
“Dear Ms. Johnson,”
محايد:
“Hello David,”
“Hi Sarah,”
تجنب استخدام تحية غير رسمية جدًا عند كتابة بريد إلكتروني مهني.
3. عرّف بنفسك عند الحاجة
إذا كان المستلم لا يعرفك، اشرح باختصار من أنت.
مثال:
“My name is Ahmed, and I am a student in your English course.”
اسمي أحمد، وأنا طالب في دورة اللغة الإنجليزية الخاصة بك.
لا تحتاج إلى تقديم مقدمة طويلة. عادةً ما تكون جملة أو جملتان كافيتين.
4. وضح سبب الكتابة
أخبر القارئ عن سبب إرسال الرسالة.
مثال:
“I am writing to ask about the English course schedule.”
أكتب للاستفسار عن جدول دورة اللغة الإنجليزية.
هذا أوضح من البدء بشرح طويل قبل ذكر السبب الرئيسي للرسالة.
5. اجعل رسالتك مختصرة
حاول إيصال رسالتك دون معلومات غير ضرورية.
اسأل نفسك:
"ما المعلومات التي يحتاج القارئ فعلًا إلى معرفتها؟"
غالبًا ما تكون الرسائل القصيرة والمركزة أسهل في القراءة والرد.
6. استخدم لغة مهذبة
غالبًا ما تستخدم رسائل البريد الإلكتروني الإنجليزية تعبيرات مهذبة عند تقديم الطلبات.
بدلًا من:
“Send me the document.”
أرسل لي المستند.
يمكنك أن تقول:
“Could you please send me the document?”
هل يمكنك من فضلك إرسال المستند لي؟
أو:
“Would you mind sending me the document?”
هل تمانع في إرسال المستند لي؟
تبدو الصيغ الثانية أكثر تهذيبًا ومناسبة في العديد من المواقف المهنية.
7. استخدم “Please” بشكل طبيعي
يمكن أن تجعل كلمة please الطلب أكثر تهذيبًا.
مثال:
“Please let me know if you need any additional information.”
يرجى إخباري إذا كنت تحتاج إلى أي معلومات إضافية.
لكن لا تحتاج إلى إضافة please إلى كل جملة. استخدمها بشكل طبيعي عندما يكون ذلك مناسبًا.
8. تجنب الاختصارات غير الرسمية جدًا
في رسائل البريد الإلكتروني المهنية، تجنب اختصارات الدردشة مثل:
“u” بدلًا من “you”
“thx” بدلًا من “thanks”
“pls” بدلًا من “please”
“ASAP” عندما يكون تحديد الموعد أو الوقت المطلوب أكثر وضوحًا
اكتب الكلمات كاملة، إلا إذا كان السياق غير رسمي بوضوح.
9. استخدم فقرات قصيرة
قد يكون من الصعب قراءة كتل النصوص الطويلة على الشاشة.
لذلك، قسّم رسالتك إلى فقرات قصيرة.
على سبيل المثال:
الفقرة الأولى: سبب الكتابة.
الفقرة الثانية: التفاصيل المهمة.
الفقرة الثالثة: طلبك أو الخطوة التالية.
هذا يجعل الرسالة أسهل في القراءة السريعة.
10. اطرح أسئلة واضحة
إذا كنت تحتاج إلى معلومات، اطرح سؤالًا محددًا.
غير واضح:
“I wanted to know about the course.”
أردت معرفة المزيد عن الدورة.
واضح:
“Could you please tell me when the next course begins?”
هل يمكنك من فضلك إخباري بموعد بدء الدورة القادمة؟
يسهّل السؤال المحدد على المستلم تقديم إجابة مفيدة.
11. استخدم أسلوبًا احترافيًا
الكتابة المهنية لا تعني استخدام كلمات معقدة.
قارن:
“I wanna know if you can help me with this.”
أريد أن أعرف إذا كنت تستطيع مساعدتي في هذا الأمر.
مع:
“I would like to know if you could help me with this.”
أود أن أعرف ما إذا كنت تستطيع مساعدتي في هذا الأمر.
الصيغة الثانية أكثر ملاءمة للبريد الإلكتروني المهني.
12. انتبه إلى نبرة الرسالة
لا يحتوي النص المكتوب على نبرة صوتك أو تعابير وجهك، لذلك قد تبدو بعض الجمل أكثر حدة مما كنت تقصد.
على سبيل المثال:
“Why haven't you replied?”
لماذا لم ترد؟
قد تبدو هذه الجملة وكأنها تحمل ضغطًا على الطرف الآخر.
يمكن استخدام صيغة أكثر لطفًا:
“I’m following up to see if you’ve had a chance to review my previous email.”
أتابع معك لمعرفة ما إذا كنت قد أتيحت لك فرصة لمراجعة رسالتي السابقة.
ويعتمد الاختيار المناسب على الموقف وعلاقتك بالمستلم.
13. استخدم “Could” و “Would” للطلبات المهذبة
تُعد Could وWould مفيدتين عند تقديم طلبات بطريقة مهذبة.
أمثلة:
“Could you send me the details?”
هل يمكنك إرسال التفاصيل لي؟
“Would you be able to confirm the meeting time?”
هل يمكنك تأكيد موعد الاجتماع؟
هذه التراكيب مفيدة بشكل خاص في التواصل المهني.
14. اذكر المرفقات بوضوح
إذا أرفقت مستندًا، أخبر القارئ عنه.
مثال:
“I have attached the report for your review.”
لقد أرفقت التقرير لمراجعته.
أو:
“Please find the requested document attached.”
يرجى العثور على المستند المطلوب مرفقًا.
يساعد ذلك المستلم على فهم سبب وجود المرفق في الرسالة.
15. استخدم خاتمة مناسبة
اختر خاتمة تتناسب مع أسلوب رسالتك.
رسمي:
“Kind regards,”
“Best regards,”
“Sincerely,”
أقل رسمية:
“Best,”
“Thanks,”
“Take care,”
في الرسائل المهنية، تعد Best regards وKind regards من الخيارات الشائعة والمناسبة.
16. اشكر القارئ عند الحاجة
يمكن لعبارة شكر قصيرة أن تجعل رسالتك أكثر لطفًا.
أمثلة:
“Thank you for your time.”
شكرًا لوقتك.
“Thank you for your help.”
شكرًا لمساعدتك.
“Thank you in advance for your assistance.”
شكرًا لك مقدمًا على مساعدتك.
استخدم العبارة التي تناسب الموقف بدلًا من إضافة الشكر بشكل تلقائي.
17. راجع الرسالة قبل إرسالها
راجع بريدك الإلكتروني دائمًا قبل الضغط على زر Send.
ابحث عن:
الأخطاء الإملائية
أخطاء القواعد
الكلمات الناقصة
الأسماء الخاطئة
التواريخ الخاطئة
المرفقات الناقصة
الجمل غير الواضحة
يمكن لمراجعة سريعة أن تمنع أخطاء بسيطة لكنها محرجة.
18. راجع المستلم والمرفقات
قبل إرسال البريد الإلكتروني، تأكد من أنه موجه إلى الشخص الصحيح.
وتأكد أيضًا من أنك أرفقت المستند إذا ذكرت في الرسالة أنك أرفقته.
على سبيل المثال، إذا كتبت:
“I have attached my CV.”
لقد أرفقت سيرتي الذاتية.
تأكد من أن السيرة الذاتية مرفقة بالفعل.
19. رد على الرسائل المهمة في الوقت المناسب
عندما تحتاج الرسالة إلى رد، حاول ألا تتركها دون إجابة لفترة طويلة.
إذا لم تتمكن من تقديم إجابة كاملة بعد، يمكنك إرسال رسالة قصيرة لتأكيد استلامها.
مثال:
“Thank you for your email. I’ll review the information and get back to you shortly.”
شكرًا على رسالتك. سأراجع المعلومات وأعود إليك قريبًا.
وهذا يخبر المرسل بأنك استلمت رسالته.
20. ضع القارئ في اعتبارك
قبل إرسال رسالتك، اسأل نفسك:
"لو تلقيت هذه الرسالة، هل سأفهم بالضبط ما يريده المرسل؟"
تأكد من أن هدفك وأسئلتك وطلباتك والتفاصيل المهمة سهلة الوصول والفهم.
التواصل الواضح أهم من استخدام مفردات متقدمة.
تركيب بسيط للبريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية
يمكنك استخدام هذا التركيب:
العنوان
التحية
سبب الكتابة
التفاصيل المهمة
الطلب أو الخطوة التالية
الخاتمة
الاسم
على سبيل المثال:
Subject: Question About the English Course
Dear Ms. Brown,
I am writing to ask about the schedule for the next English course. Could you please let me know when the course begins and how I can register?
Thank you for your help. I look forward to hearing from you.
Kind regards,
Daniel
هذا التركيب بسيط وواضح ومناسب للعديد من المواقف.
أخطاء شائعة يجب تجنبها في البريد الإلكتروني
إليك بعض الأخطاء التي يمكن أن تجعل بريدك الإلكتروني أقل فعالية:
الكتابة دون عنوان
قد لا يفهم المستلم مباشرة موضوع الرسالة.
البدء دون تحية
يمكن لتحية بسيطة مثل “Hello” أو “Dear...” أن تجعل الرسالة أكثر اكتمالًا.
جعل الرسالة طويلة جدًا
أضف المعلومات التي يحتاجها القارئ فعلًا.
استخدام لغة غير رسمية جدًا
تجنب لغة الرسائل النصية في المواقف المهنية.
نسيان الطلب الرئيسي
تأكد من أن المستلم يعرف ما الذي تريده منه.
نسيان المرفق
تحقق دائمًا من المرفقات قبل الإرسال.
خلاصة
تعتمد كتابة رسائل بريد إلكتروني جيدة باللغة الإنجليزية بشكل أساسي على أن تكون واضحًا ومهذبًا ومنظمًا.
لا تحتاج إلى مفردات معقدة أو جمل طويلة. غالبًا ما يكون العنوان الواضح، والتحية المناسبة، والهدف المباشر، والطلب المهذب، والخاتمة المناسبة كافيًا لإنشاء رسالة بريد إلكتروني فعالة.
ومع الممارسة المنتظمة، ستصبح أكثر راحة وثقة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني للمواقف اليومية والمهنية.